会議の議事録をAIで整形し、要点とToDoを自動抽出する

会議が終わった直後は内容を覚えていても、翌日にはメモが箇条書きの断片だけになっていて、誰が何をいつまでにやるのか思い出せない——という経験は珍しくありません。議事録の清書自体は単純作業のはずなのに、発言を整理してフォーマットに流し込む手間が意外と大きく、後回しにされがちです。ChatGPTやClaude、Microsoft Teams Premiumの会議要約機能、Google MeetのGemini機能などは、この整形作業を担えます。もっとも、音声認識の誤りや話者の取り違えをAIがそのまま議事録に反映してしまうこともあるため、確認を挟まずに配布するのは避けたい運用です。

前提 — 録音・記録の同意と、渡すデータの範囲

会議の音声や文字起こしをAIツールに渡す前に、参加者から録音・記録の同意を得ているかを確認してください。社外の相手が同席する会議では、社内ルールや契約条件によって記録の可否が異なる場合があります。MicrosoftはTeams Premiumの「インテリジェント会議録画の要約」機能について、発言内容から章立てやアクション項目を自動生成すると説明しており※1、Googleも同様にGoogle MeetのGemini機能が会議中のメモ取りを代行できるとしています※2。いずれも2026年時点の機能であり、対応言語や利用可能なプランは変わる可能性があるため、自社の契約内容を公式サポートで確認してください。手元のメモを使う場合は、話者名や発言の順序をできるだけ元のまま残しておくと、後の整形の精度が上がります。

手順 — 議事録を整形する5ステップ

①発言ログや自分のメモを一次情報のまま渡す

先にきれいな文章に書き直してから渡すのではなく、箇条書きの走り書きや文字起こしのテキストをそのまま渡します。書き直しの段階で自分の記憶違いが混じると、AIが参照する情報源そのものが不正確になります。

②決定事項・ToDo・保留事項に分けたフォーマットを指定する

「議事録にまとめて」だけでは粒度がばらつきます。分類とフォーマットを明示すると、毎回同じ形式で仕上がります。

次の会議メモを、以下の3カテゴリに分けて整理してください。
①決定事項（誰が決めたか含む）
②ToDo（担当者・期限を明記。不明な場合は「未定」と書く）
③保留事項・次回への持ち越し
メモに書かれていない担当者や期限は、絶対に推測で埋めないでください。

（ここに会議メモまたは発言ログを貼り付け）

③ToDo抽出時に担当者と期限を明示させる指示を入れる

ToDoリストは担当者と期限が抜けていると実行されないまま流れてしまいます。②のプロンプトのように「不明な場合は未定と書く」よう明示しておくと、AIが担当者を勝手に推測してしまう事態を防げます。

④誰の発言か分からない箇所はAIに確認質問させる

文字起こしの精度が低い会議では、発言者が不明な箇所が出てきます。AIに「話者が特定できない発言には印をつけて」と指示し、後で自分が確認する箇所を絞り込みます。

⑤最終版を人が確認してから配布する

整形が終わった議事録は、決定事項とToDoの担当者・期限の欄だけでも配布前に自分の記憶や録音と突き合わせます。ここを省略すると、誤った担当者や期限がそのまま関係者に共有されるリスクが残ります。

つまずきやすい点 — 音声認識の誤りと「もっともらしい補完」

この方法の弱点は、AIが聞き取れなかった部分や不明瞭な発言を、文脈からそれらしく補って埋めてしまうことがある点です。OpenAIの研究者らは、言語モデルが「わからない」と答えるより、もっともらしい推測で答えるほうが評価上得をする訓練・評価の構造が、こうした誤り（ハルシネーション）の一因になっていると分析しています※3。議事録では、この推測が「言ってもいない発言」として記録されてしまう危険があります。

ただし、この弱点は運用でかなり抑えられます。原文のメモや録音を根拠として渡し、担当者や期限が不明な場合は推測せず「未定」と書かせる指示を徹底することです。一方で、契約や予算に関わる重要な決定事項を含む会議では、AIが整形した議事録を正式な記録として扱う前に、必ず参加者本人による確認を挟んでください。議事録が後々の証跡として使われる場面では、AIの下書きはあくまで清書の補助と位置づけるべきです。

次の一歩

議事録の型ができたら、同じ「原文を渡して構造化する」考え方はメール対応にも応用できます。受信メールを要約し返信下書きを作る手順はAIでメール対応を効率化する記事で扱っています。また、会議で決まった内容を資料やスライドに落とし込む段階では資料・スライドのたたき台をAIで作る記事が参考になります。原文を根拠にする姿勢は、議事録でも資料づくりでも変わりません。